Home Organizare Evenimente Evenimente corporate – Sfaturi despre organizare

Evenimente corporate – Sfaturi despre organizare

Share on facebook
Share on twitter
"In categoria evenimentelor corporate intra mai multe tipuri de evenimente. Ca organizatori de evenimente, ti-am pregatit un articol despre ce presupune organizarea unui astfel de eveniment."
petrecere corporate

Daca te gandesti sa aranjezi o intalnire a personalului, o ceremonie de premiere de sfarsit de an sau, poate, o petrecere de sfarsit de an pentru clienti, in acest ghid vei regasi toate detalii si toti pasii pe care trebuie sa-i urmezi in organizare evenimente corporate.

Ce presupune planificarea unui eveniment corporativ?

Un eveniment corporate este greu de definit cu adevarat in cuvinte. Cel mai bun mod de a-l descrie este un eveniment privat, pe care compania il pune la dispozitia personalului, membrilor consiliului sau clientilor.

Acest tip de eveniment este diferit de un eveniment de marketing sau de o lansare obisnuita, deoarece nu inviti pe oricine sa participe, doar pe cei din afacerea ta sau asociatii cu care ai legaturi mai stranse.

Putin mai tarziu, vom vorbi despre beneficiile evenimentelor corporative, dar din aceasta definitie, puteti ghici unul imediat – evenimentele corporate sunt o oportunitate excelenta de a-ti reuni angajatii si de a-i motiva. De exemplu, petrecerea de Craciun a companiei este o modalitate excelenta de a sarbatori succesele din acel an si de a spune „multumesc” personalului tau.

Ai putea avea si o ceremonie de premiere, o modalitate de a rasplati munca grea depusa. Perioada sarbatorilor este ideala pentru planificarea si organizare evenimente corporate, indiferent de tipul acestuia.

Pentru a a-ti face o scurta idee, acestea sunt principalele puncte pe care trebuie sa le acoperi atunci cand planifici orice tip de eveniment:

Buget evenimente corporate

Buget

Este important sa ai un buget pentru eveniment si sa nu-l depasesti. Poti reduce costurile utilizand propriile facilitati, de ex. sala de conferinte. Poate poti folosi propriul mobilier de birou existent, cum ar fi o masa de conferinta pe care o ai deja. Daca cumva nu dispui de acestea, cel mai bine cauti o sala de conferinte care iti oferta un pachet special pentru echipamente si mobilier.

Identificati obiectivele

Care este scopul evenimentului? Este sa vinzi ceva? Este sa sarbatoresti ceva? Este sa-ti motivezi echipa? Avand un scop clar te va ajuta sa planifici mult mai usor un astfel de eveniment.

Locatie

Unde vei tine acest eveniment? Vei folosi o agentie externa, pentru a identifica o locatie convenabila unde se pot desfasura activitati? In mod alternativ, ai de gand sa inchiriezi o camera si sa planifici singur totul? Unde va fi si cat de usor este pentru oameni sa ajunga acolo?

Tematica evenimentului corporate

Va fi formal? Informal? Obiectivul te va ajuta sa identifici atmosfera generala a evenimentului pe care il planifici. Daca vrei sa organizezi petrecerea anuala de Craciun, va fi, evident, o tematica amuzanta si de sarbatoare. Daca mergeti la un eveniment corporativ, cum ar fi o sedinta de consiliu, trebuie sa fie o tematica mai seriosa si mai profesionista. Acest lucru ar putea avea loc in cadrul biroului, daca aveti spatiul necesar, utilizand mesele de birou pe care le aveti deja. Din nou, acest lucru va economisi numerar.

Catering

Oamenii vor avea nevoie de mancare si vor avea nevoie de bauturi racoritoare. Ai de gand sa faci o masa de stil bufet? Din nou, sentimentul si scopul evenimentului te vor ajuta sa iei aceasta decizie. Cand vine vorba de companii de catering exterioare, va trebui sa faceti o cercetare atenta a pietei. Astfel, vei putea gasi cea mai buna companie, care sa fie in limitele bugetului.

Activitati / divertisment

Ai nevoie de muzica? Ai de gand sa angajazi un DJ? Vrei sa  angajezi un animator? Trebuie sa alegi cu atentie tipurile de divertisment pe care vrei sa le oferi. In functie de activitati, acestea te vor ajuta sa construiesti legaturi mai stranse intre angajati.

Decoratiuni

Daca mergi la un hotel sau intr-un alt loc, este posibil ca organizatorul de petreceri sa aiba grija de decoratiuni, dar trebuie sa fiti sigur de asta, in caz contrar, evenimentul ar putea avea de suferit.

Publicitate / invitatii

Cum aveti de gand sa-i faceti pe oameni constienti de eveniment si sa-i invitati? Totul depinde de tipul de eveniment pe care il planificati, dar pentru un eveniment social de Craciun, acest lucru ar putea fi redus prin intermediul unor afise in jurul biroului sau e-mailuri.

Cadouri pentru invitati

Daca gazduiesti o ceremonie de premiere, vei avea nevoie de ceva care sa le oferi castigatorilor premiilor? Vei oferi tuturor un mic cadou sa spuna „multumesc ca ai participat?” Asigura-te ca este totul in tematica afacerii tale.
Acestea sunt lucrurile de baza pe care trebuie sa le acoperi. In functie de eveniment, pot fi si alte lucruri, cum ar fi trimiterea agende pentru evenimente corporative de afaceri, organizarea speakerilor etc.

Ce tipuri de evenimente corporate poti organiza?

Exista multe tipuri de evenimente corporative pe care le poti organiza, dar trebuie sa te asiguri ca, orice ai alege, reflecta compania ta si munca pe care o faci, precum si apelarea la interesele angajatilor tai. Cele mai frecvente tipuri de evenimente corporative sunt:

Conferinte si seminarii

Sala de conferinte evenimente corporate
Aceste tipuri de evenimente sunt de obicei destinate clientilor, membrilor consiliului de administratie, partenerilor etc. Sunt concepute pentru a oferi persoanelor care participa informatii relevante si exclusive. De exemplu, daca un nou sistem informatic a fost lansat in compania ta, care ar contribui la dezvoltarea afacerii, ai folosi acest eveniment pentru a metine stakeholderii la curent cu noutatile.

Un seminar este adesea mai scurt decat o conferinta si sunt adesea mai putini vorbitori. Cu toate acestea, o conferinta ar putea avea loc la nivel industrie si, ca urmare, ar putea avea nevoie de mai multi vorbitori, care acopera diferite subiecte cheie diferite. Pentru acest tip de eveniment, va trebui sa inchiriezi un spatiu, sa te asiguri ca brosurile sunt tiparite si, de asemenea, va trebui sa rezervati boxele relevante si sa puneti la punct programul evenimenului. De asemenea, trebuie sa te asiguri ca ai scaune de birou confortabile, care sa-i sprijine pe invitatii tai pe toata durata de timp in care au fost acolo si pe birouri.

Targuri

La o expozitie comerciala vor participa, de obicei, alti profesionisti din cadrul aceleiasi industrie ca tine si este o modalitate de a creste imaginea unei companii. De exemplu, in industria bauturilor racoritoare, Coca Cola ar putea sustine un targ pentru a promova un nou produs, dar si pentru a-si imbunatati imaginea si aderenta pe piata, afisand produse din trecut, dand mostre si vorbind despre munca pe care o fac. In cazul tau, poti aduce in fata potentialilor clienti produsele sau serviciile prin care te diferentiezi de concurenti.

Aceste tipuri de evenimente sunt de obicei la scara larga si includ numerosi sponsori care participa, din diverse domenii. Din nou, va trebui sa iti inchiriezi un spatiu potrivit si ar trebui sa oferi esantioane gratuite, cadouri etc.

Evenimente pentru clienti sau parteneri de afaceri

Aceste tipuri de evenimente sunt adesea la sfarsitul unui program de colectare de puncte sau reprezinta oportunitatea de a face afaceri cu un anumit individ o perioada de timp. Este o modalitate de a spune „Multumim, apreciem afacerea ta si efortul depus”. Acestea pot fi, de asemenea, destinate personalului, intr-o atmosfera de legatura a echipei, dar in scurt timp vom acoperi asta.

In aceste tipuri de evenimente, se concentreaza mai putin pe speakeri si mai mult pe activitati placute. Desigur, dezvoltarea afacerii este esentiala si aici, deoarece te asiguri ca partenerii si sponsorii raman alaturi de voi pe termen lung. Aceste evenimente de divertisment dureaza de obicei cateva zile, iar cazarea si activitatile trebuie sa fie contabilizate in etapele de planificare. Acesta este un tip de eveniment  destul de costisitor, dar beneficiile sunt de durata.

Gale de premii

Acesta este un mod de a arata angajatilor si sponsorilor ca le apreciati eforturile si munca grea. Este un lucru pe care trebuie sa-l faci in mod regulat si ajuta la mentinerea moralului ridicat, dar si la motivarea personalului. Aceasta ofera, de asemenea, personalului sansa de a socializa in afara muncii, lucru pe care altfel nu l-ar face.

Craciunul si Anul Nou este momentul ideal pentru a avea aceste tipuri de ceremonii de premiere, deoarece toata lumea se afla intr-o dispozitie festiva, multumitoare. O puteti combina cu evenimentul social anual de Craciun. Desigur, organizarea acestui lucru este destul de provocator, dar se poate face! Vei avea nevoie de un loc, catering, bauturi, divertisment, muzica, decoratiuni si, desigur, premiile in sine.

Teambuilding

Evenimentele de team-building sunt destinate personalului si sunt concepute pentru pentru a crea legaturi intre echipa. Pentru a dezvolta incredere si pentru a arata angajatilor ca sunt apreciati. Aceasta este o sansa foarte buna pentru personal de a petrece putin timp impreuna in afara biroului, ceea ce reprezinta o cale rapida de a construi relatii de munca excelente.

In mod traditional, acest tip de eveniment a fost organizat in aer liber si avea loc in timpul zilei (poate fi o zi lucratoare sau un weekend), de ex. paintballing, cursuri de olarit, canotaj etc., orice trebuia facut in echipa. Daca personalul nu vrea neaparat sa petreca timp in aer liber, atunci trebuie sa te gandesti la altceva, poate la un atelier de pictura sau la o competitie. Trebuie sa pastrezi elementul de echipa, dar sa-l adaptezi la interesele angajatilor.

Reuniuni ale consiliului sau actionarilor

Acestea sunt evenimente de amploare pentru actionarii si membrii consiliului de administratie. Sunt in principal acolo pentru a examina performanta activitatii si a lua deciziilor importante. Problemele financiare sunt de obicei discutate, obiectivele sunt stabilite si apoi aceste informatii sunt transmise in ierarhia companiei/

Acestea sunt, de obicei, un eveniment anual, dar pot fi realizate si trimestrial. Ca element de baza, trebuie sa decizi unde va avea loc evenimentul si va trebui sa te gandesti la la catering si ceai / cafea / bauturi racoritoare, precum si fise echipamente de prezentare etc.

Care sunt beneficiile organizarii evenimentelor corporate?

S-ar putea sa va intrebati de ce ati dori sa cheltuiti o suma importanta de bani pentru organizarea unei petreceri de Craciun sau a unui alt tip de eveniment. Ei bine, sa exploram motivele pentru care ar trebui sa faci exact asta.

Oportunitati networking – targuri comerciale, conferinte, seminarii, acestea va ofera oportunitati de a va intalni fata in fata cu potentiali sponsori, clienti, investitori. Multe lucruri se desfasoare online in zilele noastre, dar fata in fata este un traseu mai personal si mai des eficient.

Cresterea motivatiei personalului – Personalul se va simti apreciat ca lei vei organiza diverse evenimente dedicate lor. Organizarea evenimentelor creste moralul, ofera personalului ceva pe care sa se concentreze cu adevarat si sa astepte cu nerabdare. Motivatia este vitala pentru un mediu de lucru pozitiv si eficient.

Dezvoltarea si pastrarea personalului – cand moralul este ridicat si personalul se simte apreciat; nu te vor parasi!

„Multumesc” este intotdeauna o chestie buna – Anumite evenimente sunt doar acolo pentru a spune „multumesc pentru toata munca grea” si, din nou, aceasta face apel la nevoile umane de baza. Moral mai mare, productivitate mai buna si profituri mai bune!

Construieste o echipa pasionata de ceea ce face – Concentrandu-te pe evenimentele pentru echipa, cum ar fi teambuildingul, te ajuta sa creezi o devizie de tipul „unul pentru toti, toti pentru unul! Munca in echipa este vitala si ajuta la productivitate.

Ajuta la dezvoltarea abilitatilor si cunostintelor – Daca trimiti personalul la conferinte si seminarii acestia isi dezvolta abilitatile si cunostintele. Acest lucru stimuleaza moralul, dar inseamna, de asemenea, ca noile cunostinte sunt transferate inapoi in afacerea ta.

Evenimentele scot personalul de la biroul cu care sunt obisnuiti, intr-un mediu nou pentru o perioada scurta de timp, pentru a invata si raporta inapoi.

Concluzie

Acum ca stii tot ce trebuie sa stii despre planificarea evenimentelor corporate, este timpul sa iesi din zona de confort si sa aplici ce ai invatat. Sarbatorile se apropie, asa ca este tocmai un motiv bun de a incepe planificarea unui eveniment corporate. Motivatia si determinarea sunt esentiale in cadrul oricarei organizatii, indiferent de industrie.

Concentrandu-te pe asigurarea starii de bine si a moralului ridicat al fortei de munca, depasesti mult dincolo etapa de a avea pur si simplu personal zambitor. Vei creste productivitatea, promovezi gandirea creativa, incurajeaza munca in echipa si cresti profiturile companiei. Nu uita, Casa Anke te poate ajuta cu tot ceea ce inseamna organizare evenimente ecorporate de succes. Contacteaza-ne si putem discuta mai multe despre evenimentul tau.

Acces Clienti

Urmeaza ceva super in aceasta sectiune...

Fi cu ochii pe cronometru pentru a nu rata lansarea acestei sectiuni

Zile
Ore
Minute
Secunde

Cere o oferta